Neustadt a. d. W. – Rasch noch die Mails checken, ein paar Infos recherchieren oder die Präsentation abrunden: Wer kennt das nicht? Gerne wird das private Smartphone für berufliche Zwecke genutzt. Wer das in erheblichem Umfang praktiziert, kann den Fiskus an den Ausgaben für den mobilen Alles-Könner beteiligen. Wie das geht und was dabei zu beachten ist, zeigt der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH).
Grundsätzlich können Berufstätige privat getragene Ausgaben rund um den Job als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Dazu gehören zum Beispiel die Kosten für die Fahrten zur Arbeit, die Ausgaben für Fortbildungen und natürlich auch die Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Fachbücher, Werkzeuge oder Geräte, etwa das privat gekaufte und beruflich mitgenutzte Smartphone.
Doch Achtung: Es gibt zwei Möglichkeiten, mit den Werbungskosten in der Steuererklärung umzugehen. Entweder Sie nehmen die Werbungskostenpauschale in Höhe von 1.000 Euro pro Jahr in Anspruch, die der Fiskus jedem Arbeitnehmer automatisch anrechnet. Oder Sie können die einzelnen Werbungskosten (Fahrtkosten, Fortbildungskosten, Kosten für Arbeitsmittel etc.) Punkt für Punkt, Posten für Posten in der Steuererklärung angeben. Letzteres ist logischerweise erst dann sinnvoll, wenn Ihre Werbungskosten den Betrag von 1.000 Euro jährlich übersteigen.
Ist das der Fall, können die Ausgaben fürs Smartphone interessant werden. Dabei gilt: Egal ob Sie die Anschaffungs- oder die Betriebskosten Ihres Handys absetzen wollen – Sie müssen gegenüber dem Fiskus in beiden Fällen glaubhaft darlegen können, dass Sie das Gerät auch für berufliche Zwecke einsetzen. Doch der Reihe nach. Gehen wir auf die beiden Kostenarten detailliert ein:
1. Anschaffungskosten absetzen: Führen Sie ein „Smartphone-Tagebuch“
In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage: Wie hoch ist der Anteil des privaten beziehungsweise des beruflichen Gebrauchs? Diese prozentuale Aufgliederung ist entscheidend. Sie können nämlich den Teil der Anschaffungskosten absetzen, der dem Anteil des beruflichen Einsatzes entspricht. Bei 60 Prozent beruflicher Nutzung können also auch 60 Prozent der Aufwendungen abgesetzt werden. Doch wie lässt sich gegenüber dem Fiskus der Umfang der berufsbedingten Nutzung nachweisen?
Gute Chancen haben alle, deren Berufsbild und Tätigkeitsspektrum zum Smartphone-Einsatz passen – etwa Journalisten, Wissenschaftler, aber auch Pfarrer und Versicherungsangestellte im Außendienst. Bei großer Nähe zwischen Beruf und Mobiltelefon-Nutzung ist eine steuerliche Anerkennung von bis zu 80 Prozent der Kosten durchaus möglich. Eine entsprechende schriftliche Bescheinigung des Arbeitgebers ist natürlich auch hilfreich.
Unser Tipp für alle, die die Anschaffungskosten für das Mobiltelefon absetzen wollen: Führen Sie für drei Monate eine Art „Smartphone-Tagebuch“. Darin sollten Sie Datum, Dauer und Grund der Nutzung eintragen. Als Belege für die geführten Gespräche kann ein Einzelverbindungsnachweis Ihres Mobilfunkanbieters dienen. Ein solches „Tagebuch“ ist übrigens auch nützlich, wenn Sie die Betriebskosten absetzen wollen – doch dazu später.
Bei plausibler Begründung wird das Finanzamt die dreimonatige Dokumentation in der Regel auch für die übrige Zeit anerkennen. Wenn Sie keine solche Buchführung vorweisen können, gibt es unter Umständen noch eine andere Möglichkeit: Falls Job und beruflicher Gebrauch des Smartphones zueinander passen und Sie diesen Kontext formlos in einem der Steuererklärung beigefügten Schreiben erklären können, geht das Finanzamt im Allgemeinen von einem 50-prozentigen beruflichen Nutzungsanteil aus – selbst wenn kein weiterer Nachweis vorliegt. Ein Rechtsanspruch auf dieses Entgegenkommen existiert allerdings nicht.
Auch der Preis Ihres Smartphones spielt eine Rolle, wenn Sie die Anschaffungskosten des Kommunikationsgeräts steuerlich absetzen wollen. Der Grund: Wenn das intelligente Telefon teurer als 410 Euro (ohne Mehrwertsteuer) war, können Sie den Kauf nicht in einem Rutsch geltend machen. Sie müssen die Kosten inklusive der gezahlten Umsatzsteuer vielmehr über den Zeitraum von fünf Jahren monatsgenau abschreiben.
Konkret bedeutet das: Teilen Sie den Gesamtpreis des Geräts durch 60 Monate. Dann erhalten Sie den Teilbetrag für einen Monat. Bedenken Sie zusätzlich, dass Sie nur jenen Teil der Kosten absetzen können, der mit der beruflichen Nutzung einhergeht. Wenn Sie alles beachtet haben, können Sie die entsprechenden Kosten auf die aktuelle Steuererklärung und die Folgeerklärungen verteilen.
2. Betriebskosten absetzen: Holen Sie den Fiskus mit ins Boot
Bleiben noch die Betriebskosten – also die Ausgaben fürs Telefonieren, die Internetnutzung etc. Auch an diesen können Sie den Fiskus beteiligen, wenn Sie das Smartphone beruflich einsetzen. Generell gilt: Ohne geeigneten Nachweis akzeptiert das Finanzamt in der Regel pauschal 20 Prozent der Aufwendungen, maximal jedoch 20 Euro pro Monat. Wollen Sie mehr absetzen, kann wiederum das oben erwähnte „Smartphone-Tagebuch“ sinnvoll sein, in welchem Sie über drei Monate hinweg Ihr Nutzungsverhalten genau festhalten.
