SMASHDOCS vereinfacht und beschleunigt Dokumenten-Abstimmungsprozesse in Verbänden

München – SMASHDOCs, die Web-App für die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit, erscheint heute mit einer speziellen Version für Verbände. Die Anwendung löst bekannte Abstimmungs- und Koordinierungsschwierigkeiten in Verbänden und beschleunigt die Zusammenarbeit an Dokumenten wie Positionspapieren oder Stellungnahmen. Sämtliche Änderungen können mit SMASHDOCs übersichtlich nachverfolgt werden und eine umfangreiche Rechtverwaltung ermöglicht die zeitgleiche Zusammenarbeit mit vielen Personen.

Korrekturlesen und parallele Kommunikation über E-Mails werden damit überflüssig. Die Software lässt sich in bestehende Community-Lösungen wie tixxt oder IBM Connections integrieren und als gemanagte Cloud-Lösung bzw. auf dem Verbandsserver betreiben.

Inhaltliche Abstimmungsprozesse waren bislang kompliziert und zeitaufwändig

In Verbänden müssen täglich eine hohe Anzahl von teils sehr umfangreichen Dokumenten intern wie extern inhaltlich abgestimmt werden: Positionspapiere, Stellungnahmen, Leitfäden, Richtlinien oder juristische Praxishilfen sind nur einige Beispiele für Unterlagen, an denen gearbeitet wird.

Schon bei der Erstellungen dieser Dokumente und zahlreichen, am internen Abstimmungsprozess beteiligten Personen entsteht bereits nach kurzer Zeit eine Flut an Versionen, Änderungsvorschlägen, Kommentaren und E-Mails, die schnell zum Verlust des Überblicks führen kann.

Wenn Dokumente in einem zweiten Schritt zur Einholung ihrer Meinung an die Mitglieder verteilt werden, kommt es nicht selten vor, dass die Bearbeiter in den Verbänden Hunderte von Word-Dokumenten zurückbekommen – jedes Dokument mit unterschiedlichen Änderungsvorschlägen und Kommentierungen. Parallel dazu häufen sich E-Mails der Mitglieder.

Diese Flut an Informationen zu verarbeiten und zu einer neuen, „finalen“ Version des Dokuments (die ggf. erneut an die Mitglieder zur Meinungsbildung verteilt werden muss) zu konsolidieren, ist extrem arbeits- und zeitaufwändig. Mit der neuen Version gilt es dann auch sicherzustellen, dass die Mitwirkenden nachvollziehen können, ob ihre Änderungswünsche oder Kommentierungen überhaupt berücksichtigt wurden.

„Wir haben schon vor zwei Jahren erkannt, dass sich solche Anforderungen und Anwendungsfälle nicht mehr mit herkömmlichen Textverarbeitungs- und Versionsionierungskonzepten lösen lassen“, erläutert Christian Marchsreiter, CEO der smartwork solutions GmbH. Heutzutage geht es nicht mehr nur darum, Dokumente online zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig an diesen arbeiten zu können. Vor allem ist es wichtig, dass jeder Beteiligte jederzeit nachvollziehen kann, ob es Änderungen oder Kommunikationsbeiträge gibt, die er noch nicht gesehen hat. „Weil das so mit den bekannten Lösungen nicht möglich war, haben wir mit SMASHDOCs eine völlig neue webbasierte Lösung und aufgrund der starken Nachfrage nun eine spezielle Anpassung für Verbände entwickelt.“

Einfache Versionskontrolle und automatisch angepasste Änderungsansicht

SMASHDOCs ist eine moderne Web-Anwendung, welche die inhaltliche Abstimmung von Dokumenten zwischen mehreren Personen vereinfacht und beschleunigt.

Änderungsvorschläge und Entscheidungen über diese werden dabei nicht mehr verteilt auf viele Versionen eines Dokuments gespeichert, sondern zentral im Dokument, sodass bei Bedarf die komplette Entstehungsgeschichte jedes Absatzes nachvollzogen werden kann.

Um neue Änderungen nachvollziehen zu können, ist es nicht mehr nötig, Versionen zu vergleichen und Korrektur zu lesen: SMASHDOCs merkt sich automatisch den individuellen Kenntnisstand eines Nutzers und hebt für ihn neue Änderungen automatisch farblich hervor.

Zusätzlich können Nutzer kommentieren und Fragen stellen, die sowohl mit allen wie auch nur mit individuell ausgewählten Beteiligten diskutiert werden können. Parallele E-Mails zur vertraulichen Kommunikation sind somit nicht mehr notwendig.

Integration in bestehende Systeme

In Verbänden gibt es häufig bereits Community-Lösungen wie z. B. das „tixxt Social Intranet“ oder IBM Connections, in das SMASHDOCs auf Wunsch schnell und einfach integriert werden kann. Alle dort erzeugten SMASHDOCs-Dokumente sind in diesem Fall dann über den Log-in des jeweiligen Drittsystems geschützt. „Möchte ein Verband SMASHDOCs als Private-Cloud-Lösung mit eigener Datenbank betreiben oder auf eigenen Servern installieren, ist diese Anforderung auch jederzeit erfüllbar“, erklärt Christian Marchsreiter.

Quelle: piâbo medienmanagement GmbH