Die Einführung des gesetzlichen Mindestlohns bringt für die Arbeitgeber vieler Branchen zusätzliche Dokumentationspflichten mit sich: Ab Januar 2015 müssen die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer hier präzise aufgezeichnet und danach mindestens zwei Jahre zur Überprüfung aufbewahrt werden. Bei Verstößen gegen die neuen Aufzeichnungspflichten drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro. Die mobile Zeitwirtschaftslösung der Dortmunder virtic GmbH & Co. KG ermöglicht eine papierlose Erfassung sowie fristgerechte Speicherung der relevanten Daten über Buchungen mit dem Diensthandy.
„Für Arbeitgeber stellen die zusätzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten einen erheblichen bürokratischen und zeitlichen Mehraufwand dar“, erklärt Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Wer die Arbeitszeiten noch manuell auf Stundenzetteln erfasse, könne diese zusätzlichen Dokumentationsanforderungen nur schwer bewältigen. Wer allerdings gegen die neue Regelung verstößt, dem drohen hohe Bußgelder. Bis zu 30.000 Euro können bei einer Nichtbeachtung der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht verhängt werden.
Bislang bestand die Verpflichtung zur Erfassung von Arbeitszeiten (mit Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit) nur für ausgewählte Branchen gemäß Arbeitnehmerentsendegesetz und für Einsatzbetriebe von Zeitarbeitern (Entleihfirmen). Mit der Einführung des flächendeckenden Mindestlohns am 01.01.2015 sind viele weitere Unternehmen in Deutschland zur Dokumentation verpflichtet. So gelten die neuen Pflichten für alle Branchen, die in §2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes genannt werden. Auch geringfügig und kurzfristig Beschäftigte gem. §8 Abs. 1 SGB IV müssen ihre Arbeitszeiten künftig genau dokumentieren. Bei „verstetigtem Lohn“ sind Arbeitszeitkonten zu führen. Bürokratischer Aufwand entsteht ebenso für Arbeitgeber, die ihre Arbeitnehmer über dem Mindestlohn vergüten.
Automatisierte Arbeitszeiterfassung über mobile Endgeräte
„Eigentlich dient die virtic Zeitwirtschaft der automatisierten Abrechnung der Löhne und Reisen von Außendienstmitarbeitern per Handy und Smartphone. Aber natürlich werden praktisch nebenbei die Aufzeichnungs-Anforderungen des Mindestlohngesetzes erfüllt“, unterstreicht Stausberg. Auch die Tatsache, dass Unternehmen den Aufsichtsbehörden auf Verlangen alle Aufzeichnungen vorlegen müssen – auch direkt am Arbeitsort – stellt virtic-Nutzer nicht vor Probleme. Denn da alle virtic-Leistungen webbasiert sind, lassen sie sich über jeden Browser und jedes Smartphone nutzen. „Mit virtic können Zeitdokumentationen sowohl im Büro am PC als auch unterwegs über das Smartphone abgerufen werden“, erläutert Stausberg. So kann der Bauleiter auf Verlangen auch auf der Baustelle Rede und Antwort stehen.
Das Prinzip von virtic ist einfach: Die über Handy oder Smartphone erfassten Arbeitszeiten werden direkt an die virtic-Server übertragen, wo diese automatisch den hinterlegten Projekt- und Mitarbeiterdaten zugeordnet und automatisiert zu Stundenzetteln, Arbeitszeitkonten und Reisekostenabrechnungen verarbeitet werden. Da alle Daten revisionssicher gespeichert werden, wird die Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren ebenfalls eingehalten.
