LAREMO-Gruppe optimiert Rechnungsprozesse mit FibuNet webIC
Kaltenkirchen – Die aus einem VEB-Kreisbetrieb für Landtechnik entstandene LAREMO GmbH hat sich kontinuierlich zu einem Service-Partner für Nutzfahrzeuge, Landtechnik und Baumaschinen entwickelt. Komplettiert wird das heutige Angebot durch die Tochterunternehmen „REIFENCENTER GmbH“, die „LAREMO Gesellschaft für Fahrzeug- und Umwelttechnik sowie Sonderstahlbau mbH“ und nicht zuletzt durch die „Service- und Technikzentrum (STZ) GmbH“ am Standort Triptis.
Die geschäftliche Entwicklung in Verbindung mit der Diversifizierung hat zu einer steigenden Komplexität in den kaufmännischen Prozessen geführt. Zudem haben sich die gesetzlichen Anforderungen ständig erhöht. Durch Einführung von FibuNet webIC konnten die Prozesse der Rechnungsbearbeitung erheblich beschleunigt werden. Gleichzeitig können nun die gesetzlichen Auflagen, beispielsweise die formellen Prüfungen laut UStG oder die GoBD, noch sicherer eingehalten werden.
Die LAREMO GmbH ist zusammen mit ihren Tochterunternehmen als ein typisch mittelständisches Unternehmen einerseits spezialisiert auf Maschinenfahrzeuge in den Bereichen Landtechnik, Baumaschinen und Umwelttechnik. Andererseits erbringt das Unternehmen verschiedenste Leistungsarten in den Bereichen Handel, Service, Dienstleistung und Montage. Dies erfordert flexible und leistungsfähige Softwaresysteme zur Unterstützung der technischen und kaufmännischen Prozesse. Die Laremo GmbH nutzt in diesem Anforderungsrahmen bereits seit 2004 FibuNet-Software für die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung und Kostenrechnung.
Im Rahmen der Diversifizierung hat die Anzahl der zu erfassenden und zu bearbeitenden Eingangsrechnungen ständig zugenommen und umfasst gruppenweit inzwischen über 13.500 Rechnungen jährlich. Die bereichs- und teilweise standortübergreifenden Prüf- und Genehmigungsverfahren gestalteten sich zunehmend komplexer. Hinzu kamen die steigenden gesetzlichen Auflagen laut UStG bzw. laut GoBD.
Die intensive Evaluierung von FibuNet webIC, dem Modul für die automatisierte Rechnungsbearbeitung, führte letztlich zu der Entscheidung, webIC einzuführen und weit umfassender als das bisher eingesetzte Rechnungseingangsbuch zu nutzen. In diesem Zusammenhang folgte nach einer umfassenden Bestandsaufnahme des Rechnungs-Workflows die schrittweise Dokumentation, Optimierung und Konfiguration mit Hilfe des in FibuNet webIC integrierten Workflow-Designers.
Alle Eingangsrechnungen werden heute an beiden Unternehmensstandorten zentral erfasst. Dabei wird die im Basisumfang enthaltene FibuNet-Ausfüllhilfe auf OCR-Basis verwendet, mit der weit über 50 Prozent der buchungsrelevanten Daten erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt werden können. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet. Dies und die darauf folgende sachliche Prüfung bzw. anschließende Genehmigung kann nun unabhängig vom Standort bzw. vom Arbeitsplatz erfolgen.
Ein großer Teil der Rechnungen entfällt zwecks Freigabe nach wie vor auf die Geschäftsführung. Diese sind aber im Vergleich zu früher lückenloser und sicherer vorgeprüft, übersichtlicher aufbereitet und bleiben auch für die Buchhaltung weiterhin im Zugriff.
Nach Genehmigung bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung.
Das seit August 2015 in Nutzung befindliche webIC hat zu einer erheblichen Beschleunigung der Rechnungsdurchläufe und deutlich erhöhter Transparenz beigetragen.
„Wir können uns seit der Einführung des FibuNet webIC deutlich besser auf unsere Kernthemen in der Buchhaltung konzentrieren“, so Susann Pohl, Leitung Buchhaltung bei der LAREMO GmbH. „Rechnungen brauchen nicht mehr herumgetragen zu werden. Werden Rechnungsunterlagen benötigt, können jetzt die Fachabteilungen selbst auf einfache Art entsprechende, digitalisierte Rechnungen im webIC finden. Und wenn der Durchlauf einmal stockt, dann sehen wir Dank webIC auf einen Blick, an welcher Stelle es hakt.“
Quelle: ots