Integratives Clientmanagement für 32 Standorte weltweit

Frankfurt am Main. 2.100 Mitarbeiter weltweit profitieren bei der Baumer Group von einem schnelleren und verbesserten IT Support durch die Einführung von einheitlichen Prozessen bei der Arbeitsplatzverwaltung und von der standardisierten Softwareverteilung. Alle internationalen Standorte des Unternehmens werden von der IT im Headquarter unterstützt, die durch die Einführung von Matrix42 Physical die Supportqualität bei geringeren Kosten erhöhen konnte.

Die in Frauenfeld beheimatete Baumer Group ist international führend in der Entwicklung und Herstellung von Sensoren, Drehgebern, Messinstrumenten sowie Komponenten für die automatisierte Bildverarbeitung. Das inhabergeführte Familienunternehmen beschäftigt weltweit rund 2300 Mitarbeiter in 37 Niederlassungen und 19 Ländern. Innovation und Effizienz sind maßgebliche Erfolgsfaktoren für das Unternehmen – auch in der IT. Bereits seit 2004 setzt die Baumer Group das Asset-, Lizenz- und Vertragsmanagement von Matrix42 ein, seit 2008 auch das Service Desk Modul. Mit Matrix42 Physical (vormals Empirum) hat die Baumer Group seit 2012 auch die Verwaltung ihrer Arbeitsplätze automatisiert und verbessert. „Davor hatten wir die Situation, dass die IT-Abteilungen in unseren weltweiten Standorten eigenständig agierten – ohne Vorgaben, wie die Clients installiert sein sollten. Es waren dementsprechend unterschiedlichste Clients mit verschiedensten Betriebssystemen im Einsatz und auch die Policies unterschieden sich von Standort zu Standort“, erklärt Doreen Dietze, Teamleader IT Services bei der Baumer Management Services AG.

„Turnschuhadministration“ beendet

Der Anspruch des Unternehmens, innerhalb der Gesellschaften enger zusammen zu arbeiten, Daten auszutauschen und Businessapplikationen gruppenweit einzusetzen, führte in der IT-Abteilung durch die heterogene Clientwelt zu sehr hohem Supportaufwand und auch zu Problemen bei den Endanwendern. Das Unternehmen stand vor der Entscheidung, das Personal für den Support aufzustocken oder diese „Turnschuhadministration“ zu beenden und eine Standardisierung von Hard- und Software sowie der Peripherie durchzuführen. „Wir haben festgestellt, dass wir 4500 Applikationen in der Baumer Group hatten. Diese Anzahl war zu hoch und kostenmäßig auf Dauer nicht tragbar“, erläutert Dietze. Das Projekt zur Clientstandardisierung drehte sich im ersten Schritt um die Softwareverteilung. Da die Baumer Group bereits das Asset-, Lizenz- und Vertragsmanagement sowie den Service Desk von Matrix42 im Einsatz hatte, sprach die Möglichkeit, mit Matrix42 Physical ein integratives System zu erhalten, für Matrix42. Und nicht zuletzt gaben auch die positiven Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Matrix42 den Ausschlag für die Entscheidung. Den Aufbau des Client-OS in Matrix42 Physical- wobei hier in erster Linie konzeptionelle Fragen und Entscheidungen (z. B. Synczeiten der Templates, etc.) bearbeitet wurden – konnten die Experten der Baumer Group nach einem Tag Unterstützung durch Matrix42 selbst erledigen. Danach folgte der Aufbau einer gruppenweit für alle Clients gültigen Policy und letztendlich der Roll-Out des Systems in alle internationalen Standorte.

Bessere Services, geringere Kosten

Heute profitieren 2.100 Endanwender von einheitlichen Prozessen und von der standardisierten Softwareverteilung. Im Endausbau wird diese Zahl auf rund 2.400 ansteigen. „Das System eines Anwenders ist in der vorherigen Konfiguration innerhalb von zwei bis drei Stunden wieder betriebsbereit, unabhängig davon, an welchem Baumer-Standort sich der Mitarbeiter mit seinem Endgerät gerade befindet“, sagt Dietze. Über VPN Verbindungen werden auch die Globetrotter des Unternehmens mit Updates versorgt. Außerdem genießen die Baumer Mitarbeiter jetzt einen deutlich schnelleren Support, denn Probleme werden per Ticket bekannt gegeben und innerhalb einer kurzen Zeitspanne gelöst. Und – jetzt bekommen auch jene Standorte Unterstützung aus dem Headquarter, die keine eigene IT-Abteilung haben. Die Kosten für die externen Dienstleister, die diese Standorte vorher betreut hatten, sind weggefallen. Die Administratoren können nun alle Clients in der Gruppe supporten, da jedes Gerät, jede Software bekannt, dokumentiert und freigegeben ist. Von Grund auf fallen durch das neue System weniger Supportfälle an. Aufwand und Kosten wurden reduziert, die Zusammenarbeit in der Baumer Group verbessert.

Nächste Schritte schon geplant

Sobald die Clientstandardisierung vollständig abgeschlossen ist, steht bei der Baumer Group die Implementierung von Windows 8 Tablets an und auch eine Teststellung für Matrix42 Mobile zur Verwaltung von Smartphones und Tablets ist aufgrund der guten Erfahrungen und Ergebnisse der letzten Projekte bereits angedacht. Nadia Bischof, Geschäftsführerin Matrix42 Helvetia: “Bei den Projekten mit Baumer zeigt sich immer wieder, dass ein stark prozessorientiertes Clientmanagement sehr dazu beiträgt, Projekte effizient und innerhalb des geplanten Zeitrahmens umzusetzen. Die Baumer Group nutzt daher die Vorteile unseres integrativen Systems optimal, um trotz der Komplexität, die mit der Unterstützung von so vielen internationalen Standorten einhergeht, effizient und zu überschaubaren Kosten IT Support höchster Qualität zu bieten.”