DMS Expo-Studie: Auch Rechnungen sind potentielle Werbeträger
Landshut (ots) – Corporate Design ist heute ein entscheidender Teil der Identität eines Unternehmens – auch gegenüber den eigenen Kunden oder Mitarbeitern. Doch vor allem in der Masse geht das Design häufig verloren: Massendokumente wie Rechnungen, Kontoauszüge oder Abrechnungen sind häufig maschinell wirkende Seiten. Trotz aller IT-Hemmnisse empfinden mehr als 80 Prozent der im Rahmen einer Kurzstudie befragten Fachleute auch solcher Massendokumente als wichtigen Bestandteil des Corporate Design. 100 Dokumentenmanagement-Experten wurden für den „Report Output Management 2011“ auf der Stuttgarter Fachmesse DMS Expo befragt. Doch sind die Prozesse in gängigen Systemen wenig dynamisch, bestätigt Manuel Niemeyer, Dokumenten-Experte von Cartago Software (www.cartago.com). Das Landshuter Unternehmen bietet dynamische Softwareprozesse zur Erstellung und Verwaltung von XML-Geschäftsdokumenten, die automatisch aus einem auf einer grafischen Oberfläche erstellten Dokument den Software-Code entwickeln.
Vor allem der Faktor Zeit ist entscheidend im Umgang mit Massendokumenten: Mit 51,5 Prozent wünscht sich die knappe Mehrheit der befragten Experten im Dokumentenmanagement höchstens einen Tag Rüstzeit, um Dokumente wie Abrechnungsformulare und ähnliches zu gestalten. Mit traditionellen Systemen ist dies jedoch Wunschdenken: bis zu sechs Monaten nimmt es in Anspruch, die Grundlage für die Massendokumente zu schaffen. Keine Überraschung also, dass solche Vorlagen bis zu 10 und mehr Jahre im Einsatz sind. Dadurch werden jedoch auch Chancen für den eigenen Vertrieb verpasst. TransPromo bezeichnet die Nutzung von Massendokumenten wie Abrechnungen, Rechnungen, Kontoauszügen und ähnlichem für Werbezwecke. 89 Prozent der Befragten sehen in dieser Maßnahme hohes Potential – Voraussetzung ist jedoch ein dynamischer Prozess, der eine umfassende und kreative Gestaltung der Dokumente zulässt.
Ebenfalls ein Aspekt mit wachsender Bedeutung ist die Personalisierung von Dokumenten im Massenversand durch Software-Automatismen. Nur 30 Prozent der Experten halten eine Personalisierung für weniger wichtig – die Mehrheit ist mit 59 Prozent überzeugt, dass eine Personalisierung heute zeitgemäß und wichtig ist. „Dies gilt vor allem bei Prozessen, die im Internet mit einer Eingabemaske beginnen und mit einem druckbaren PDF enden oder anderweitig verarbeitet werden“, beschreibt Cartago-Geschäftsführer Manuel Niemeyer. Mit mehr als 60 Prozent Zustimmung steht bei diesem Beispiel fest, das eine Personalisierung unumgänglich ist, ergab der „Report Output Management 2011“ von Cartago Software.
Cartago Software (www.cartago.com) bietet eine kundenspezifisch flexible Lösung zur Erstellung und Verwaltung von XML-Geschäftsdokumenten in der Massenverarbeitung. Unternehmen aus dem Automotivebereich, der Telekommunikation und anderen Branchen mit hohem Bedarf an Vorlagen nutzen Cartago Live, um Dokumente wie Abrechnungen oder andere Formulare für Print und Online zu erstellen und dynamisch an die Bedürfnisse anzupassen. Durch offene W3C-Standards können Dokumente für online- wie auch Batch-Anwendungen erzeugt werden, ebenso dynamisch ist die Ausgabeform als PDF zur Archivierung und Speicherung oder als PCL für den direkten Druck. Eine SAP-Schnittstelle macht Cartago Live auf Wunsch zu einem Teil des ERP-Workflows.
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