CVJM spart mit Dokumentenmanagement von TA Triumph-Adler
Nürnberg (ots) – Beim CVJM-Westbund wird so kostenbewusst kalkuliert wie im Controlling eines Großkonzerns: „Jeder Euro, den wir administrativ sparen, geht in die Jugendarbeit“, erklärt Johannes Uhl, Leiter der Buchhaltung und verantwortlich für die Wuppertaler Häuser des Christlichen Vereins junger Menschen (CVJM). Dass der Landesverband im Dokumentenmanagements seit Mitte vergangenen Jahres mit TA Triumph-Adler zusammenarbeitet, zahlt sich aus – dadurch haben sich die Kosten deutlich verringert und so werden diese Ersparnisse 2012 der christlichen Jugendarbeit zugutekommen.
Viel Arbeit – viele Dokumente
Der CVJM ist die weltweit größte überkonfessionelle Jugendorganisation. Als mitgliederstärkster Landesverband koordiniert die Geschäftsstelle in Wuppertal 650 angeschlossene Vereine. Die Angebote für circa 73.000 Mitglieder und Besucher werden von etwa 20.000 Ehrenamtlichen organisiert. Unterstützt werden sie durch Sozialpädagogen vor Ort, in den Regionen und durch 20 Hauptamtliche des CVJM-Westbundes.
Rund 40.000 Farbdrucke produziert die hauseigene Druckerei monatlich, ca. 22.000 Seiten entfallen auf die übrigen Arbeitsplätze. Ein Volumen, das heute mithilfe von TA Triumph-Adler reibungslos bewältigt wird. Bis Mitte 2011 plagte sich Uhl mit einer heterogenen Systemlandschaft: Die externen Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten mit einer unüberschaubaren Gerätevielfalt. „Bei Bedarf wurden Drucker vom Discounter beschafft. Ohne Zubehör, das extra bestellt werden musste. Wie das ins Geld geht, sieht man erst in der Summe der Einzelposten“, erläutert Uhl.
Konkurrenzloses Konzept
Inzwischen sorgen 36 Multifunktionssysteme von TA Triumph-Adler und ein Xerox-High-Volume-Printer für hohe Druckqualität. Vorausgegangen waren intensive Gespräche mit drei Wettbewerbern, erzählt Uhl, der sich bewusst für TA Triumph-Adler, die Spezialisten im Document Business, entschied – für Hardware, Verbrauchsmaterialien und technischen Support. „Ein Rundum-Sorglospaket, das wir gleich für 72 Monate übernommen haben“, freut sich Uhl. „Das konnten die Wettbewerber uns nicht bieten, obwohl wirklich alle ihr Bestes aufgefahren und jeweils die Vorteile herausgestellt haben. Am Ende blieb TA Triumph-Adler konkurrenzlos in Qualität und Leistungsfähigkeit sowie beim fairen und guten Preis.“
In guten Händen
Silke Uth, Gebietsverkaufsleiterin bei TA Triumph-Adler: „Wir haben ein maßgeschneidertes Konzept mit vorwiegend einheitlichen Systemen und einer Leistungsklasse gewählt. Durch die kombinierte Druck-, Fax-, Kopier- und Scanfunktion ist der komplette Arbeitsplatzbedarf abgedeckt.“
Statt Zeit und Mühe für den Support aufzuwenden, kann Uhl sich heute auf Projekte wie die Sanierung der Freizeitstätten konzentrieren. Systemstörungen behebt der Support von TA Triumph-Adler binnen 24 Stunden. Uhl zeigt sich erleichtert: „Dass alle wichtigen Punkte im Vertrag inkludiert sind, ist eine enorme Entlastung. Ich muss kein Ersatzgerät besorgen, keine zeitraubenden Diskussionen führen, kein Gerät einschicken. Stattdessen ist bei TA Triumph-Adler jederzeit ein kompetenter Ansprechpartner erreichbar. Und ich weiß mich bei Frau Uth in guten Händen, weil sie für uns mitdenkt.“
Kostentransparenz
Trotz Reduzierung der Systemanzahl habe die Umstellung das gesamte Team überzeugt: „Von einer Außenstelle hat tatsächlich ein Kollege angerufen und sich für sein Gerät bedankt. Das habe ich vorher noch nie erlebt, alle sind angenehm überrascht“, berichtet Uhl. Er lobt auch die Kostentransparenz, denn die Arbeit des CVJM wird über Spenden, teilweise auch Zuschüsse und Erlöse aus eigenen Bildungsstätten finanziert. „Wir können unseren Förderern exakt aufschlüsseln, für welches Projekt ihre Spenden verwendet werden.
Das Jahr hat für ihn gut angefangen. Uhl ist zuversichtlich, dass sich bereits 2012 die ersten Ergebnisse auszahlen, die der CVJM dann sinnvoll in Jugendprojekte investieren kann. BILD unter: BILDUNTERSCHRIFT: CVJM-Westbund: stark in der Jugendarbeit und beim Dokumentenmanagement; Quelle: CVJM-Archiv
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