72 Prozent der Geschäftsführer rechnen mit Einsparungen bis über 30 Prozent durch geeigneten Präsentationspool
Köln (ots) – Weltweit werden täglich rund 30 Millionen PowerPoint-Präsentationen erstellt. Das Problem: Im Unternehmen bereits vorhandene Folien werden nicht systematisch genutzt. Stattdessen erfinden die Mitarbeiter eines Hauses trotz häufig identischer Aufgaben das Rad einer Präsentation immer wieder neu. Das kommt teuer. Allein für Deutschland gehen 72 Prozent der Geschäftsführer in den Unternehmen davon aus, dass ein vorgefertigter Pool für standardisierte Unternehmenspräsentationen zu Kosteneinsparungen von elf bis über 30 Prozent führen würde. Das hat eine repräsentative Umfrage des Marktforschungsinstituts Toluna im Auftrag des Softwarehauses made in office ergeben.
In der Praxis führen Mängel im Präsentationsmanagement zu erheblichen Zeitverlusten.
Jeder vierte Mitarbeiter kann bereits erstellte Folien aus anderen Präsentationen der eigenen Firma nicht ausfindig machen. Stattdessen muss er diese Folien erneut erstellen. Und jeder Dritte tut sich mit dem Formatieren von Schriftgrößen, Zeilenabständen und Ausrichtungen schwer. Auf Rang eins der größten Zeitfresser liegt laut 55 Prozent der Arbeitnehmer das Einfügen passgenauer Objekte und Grafiken bei der Bearbeitung ihrer Präsentationen.
„Die meisten Unternehmen unterschätzen in der Summe den Zeitverlust durch ein unprofessionelles Präsentationsmanagement“, sagt Stephan Kuhnert von made in office. „Allein die Einführung einer zentralen Präsentations-Datenbank könnte auf einen Streich die drei größten Zeitfresser bei PowerPoint-Präsentationen überflüssig machen. Mit einer Google-ähnlichen Suchmaschine können sämtliche Inhalte der geprüften Folien-Bibliothek firmenintern zugänglich gemacht werden. Dort abgelegte Inhalte machen nicht nur ein mühseliges Nachformatieren überflüssig, sondern entsprechen automatisch allen Vorgaben der Corporate Identity“, erläutert Kuhnert.
Auf technischer Seite lässt sich eine professionelle Präsentationssteuerung denkbar einfach nutzbar machen. So wird beispielsweise die Präsentationslösung „empower“ von made in office als Add-in-Software direkt in PowerPoint integriert. So lassen sich Präsentationen und Folien unternehmensweit verwalten, zentral immer auf dem neusten Stand halten und sind allen Mitarbeitern zugänglich. „Der Einsatz einer modernen Präsentationslösung macht sich praktisch von selbst bezahlt“, sagt Stephan Kuhnert. „Wir haben bei der Anwendung von empower ermittelt, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer mit zwei Stunden PowerPoint-Arbeit in der Woche rund 1.000 Euro Kosten im Jahr durch den Wegfall überflüssiger Tätigkeiten spart.“
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